Un sistema de gestión se configura según cómo trabaja la empresa. Cuando ese cómo no está claro, la implementación se estira, se configuran circuitos que después hay que rehacer y la gente termina volviendo a sus planillas. Buena parte de eso se evita con trabajo previo que puede hacer tu propio equipo.
Definí quién decide en cada área
Cada área necesita un usuario clave: alguien que conozca el día a día, pueda responder preguntas y tenga autoridad para aprobar cómo va a quedar su circuito. No hace falta que sea el jefe, pero sí que la dirección respalde sus decisiones.
Si una duda sobre cómo se aprueba una compra tarda una semana en resolverse, la implementación se atrasa una semana.
Juntá los comprobantes y planillas que usan hoy
Facturas, remitos, órdenes de compra, recibos y, sobre todo, las planillas que cada área mantiene por su cuenta. Esas planillas son la mejor pista de lo que el sistema anterior no resolvía y de los controles que la empresa necesita.
Ordená los datos maestros
Clientes duplicados, artículos sin código, proveedores sin CUIT o condiciones de pago que nadie usa. Todo lo que se depura antes de migrar es trabajo que no se hace dos veces.
- Unificá clientes y proveedores repetidos.
- Revisá que cada artículo tenga código, unidad y rubro.
- Dá de baja listas de precios y depósitos que ya no se usan.
Elegí una fecha de arranque realista
Conviene arrancar a comienzo de mes, lejos del cierre de ejercicio y de la temporada alta de ventas. Así los saldos iniciales son claros y el equipo tiene tiempo para adaptarse sin la presión del pico de trabajo.
Reservá horas de los usuarios clave
Durante el relevamiento y las pruebas, los usuarios clave van a necesitar algunas horas por semana. Si ya trabajan al límite, conviene reorganizar tareas antes de empezar y no a mitad de camino.
Antes de la primera reunión
- Un usuario clave por área, con respaldo de la dirección.
- Comprobantes y planillas actuales reunidos.
- Maestros de clientes, proveedores y artículos revisados.
- Una fecha tentativa de puesta en marcha.
Con esto resuelto, el relevamiento se concentra en lo importante: cómo tiene que funcionar el sistema para tu empresa.