El día que un sistema nuevo pasa a producción, los saldos tienen que coincidir con los del sistema anterior. Si las cuentas corrientes, el stock o los saldos contables arrancan con diferencias, el primer cierre de mes se convierte en una búsqueda de errores que nadie tiene tiempo de hacer.
Qué se migra y qué no
No todo tiene que pasar al sistema nuevo. Lo habitual es separar tres grupos:
- Maestros: clientes, proveedores, artículos, plan de cuentas.
- Saldos y pendientes: cuentas corrientes, stock por depósito, cheques y echeqs en cartera, saldos contables.
- Histórico: comprobantes de períodos anteriores. Se migra solo si hace falta consultarlo desde el sistema nuevo.
Depurar antes de migrar
Migrar datos sucios traslada el problema al sistema nuevo. Antes de la carga conviene unificar duplicados, completar CUIT y condiciones fiscales, y dar de baja artículos sin movimiento.
Hacer al menos una carga de prueba
La primera carga siempre muestra algo: un campo que no existe, un formato de fecha distinto, códigos que se pisan. Hacerla en un entorno de prueba, con tiempo, evita sorpresas el día del cambio.
Conciliar tabla por tabla
Después de cada carga se compara contra el sistema anterior:
- Saldo de cuenta corriente por cliente y por proveedor.
- Stock por artículo y por depósito.
- Saldo por cuenta contable.
- Cheques y echeqs en cartera, uno por uno.
Cualquier diferencia se explica o se corrige antes de seguir.
El día del cambio
Se fija una fecha de corte, se frena la carga en el sistema viejo y se migran los saldos al cierre. Recién cuando la conciliación da cero, el sistema nuevo pasa a producción.
Checklist de migración
- Lista de qué se migra y qué queda en el sistema anterior.
- Maestros depurados.
- Carga de prueba hecha y revisada.
- Conciliación firmada por administración.
- Fecha de corte comunicada a todas las áreas.